Boekhouder voor de horeca
Restaurants, cafés, brasseries, hotels, traiteurs: uw boekhouder moet het kassasysteem, de btw verdeeld over maaltijden en dranken en de verloning van een team met wisselende uurroosters begrijpen. Dat is het dagelijkse werk van de horecaboekhouders van het Viseeon-netwerk.
- Eerste gesprek van 20 minuten gratis via video
Waarom is de boekhouding van een horecazaak zo ingewikkeld?
Een kassasysteem onder toezicht
Boven een bepaald omzetcijfer is een erkend geregistreerd kassasysteem (GKS) verplicht. Elk ticket wordt geregistreerd en kan door de administratie worden gecontroleerd. Een verschil tussen kassa, aankopen en voorraad valt bij een controle snel op.
Meerdere btw-tarieven op dezelfde rekening
Een maaltijd ter plaatse, een drank, een afhaalmaaltijd of een overnachting volgen niet altijd hetzelfde btw-tarief. Een foute programmering van de kassa herhaalt zich op duizenden tickets. De rechtzetting kost dan veel geld.
Een team met wisselende uurroosters
Extra's, studenten, flexi-jobs, deeltijdse contracten: elke formule heeft haar eigen regels voor Dimona-aangifte en aanwezigheid. De effectief gepresteerde uren moeten overeenkomen met de aangiftes. Dat is een veelvoorkomend controlepunt in de sector.
Marges die ongemerkt wegsmelten
De kost van grondstoffen, energie en personeel verandert elke maand. Zonder opvolging van de grondstofkost en de marge per categorie ontdekt u de verliezen pas in de jaarrekening, te laat om de kaart of de prijzen aan te passen.
Wat doet uw horecaboekhouder voor u?
Kassa en gespreide btw
Controle van de programmering van de btw-tarieven in uw kassa, afstemming van de kassarapporten met de boekhouding, opmaak van de btw-aangiftes en van de jaarlijkse klantenlisting.
Personeel en verloning in de horeca
Keuze tussen extra's, flexi-jobs, studenten en vaste contracten, afstemming met uw sociaal secretariaat, naleving van de regels van het paritair comité voor het hotelbedrijf en opvolging van de loonkost per dienst.
Dashboard van uw zaak
Grondstofkost, verhouding dranken en keuken, personeelskost ten opzichte van de omzet, gemiddeld ticket en maandelijkse break-even. U weet waar u staat vóór het einde van het boekjaar.
Welke verplichtingen gelden specifiek voor de horeca?
Het geregistreerd kassasysteem (GKS). Het criterium van 2016 blijft de regel in 2026: een gecertificeerd kassasysteem is verplicht wanneer uw jaaromzet uit restaurant- en cateringdiensten meer dan 25.000 € exclusief btw bedraagt. Enkel maaltijden die ter plaatse worden geconsumeerd tellen mee, ook die van een traiteur of foodtruck. Dranken en afhaalmaaltijden tellen niet mee, maar dranken bij de maaltijd gaan wel door de kassa. Onder de drempel moet u een nota of een ontvangstbewijs afgeven. Sinds 1 juli 2026 is een nieuwe versie, "GKS 2.0", verplicht voor elke nieuwe activiteit. Bestaande zaken stappen uiterlijk op 1 juli 2027, 2028 of 2029 over, naargelang de aankoopdatum van hun kassa.
De btw. Maaltijden, dranken, afhaalverkoop en logies vallen onder verschillende tarieven. In oktober 2026: 12 % voor maaltijden ter plaatse (zonder dranken), 21 % voor geserveerde dranken, al dan niet alcoholisch, in principe 6 % voor afhaalmaaltijden zonder bediening, en 12 % voor hotelovernachtingen sinds 1 maart 2026 (voorheen 6 %). De regering kondigde aan dat geserveerde alcoholvrije dranken en afhaalmaaltijden naar 12 % gaan, maar die wijzigingen zijn nog niet van kracht.
De elektronische factuur. Uw verkopen aan particulieren vallen er niet onder. Maar sinds 1 januari 2026 sturen uw Belgische btw-plichtige leveranciers u gestructureerde elektronische facturen, en u moet die kunnen ontvangen. Factureert u maaltijden, seminaries of kamers aan bedrijven, dan moet u die facturen ook elektronisch uitreiken.
Het statuut van de zaakvoerder. Als zelfstandige natuurlijk persoon betaalt u driemaandelijkse sociale bijdragen, berekend op uw inkomsten. In 2026 bedraagt het tarief 20,50 % tot 75.024,54 € jaarinkomen en daarna 14,16 % tot 110.562,42 €. Naarmate de winst groeit, kan de overstap naar een BV interessant worden. Uw boekhouder maakt de berekening met uw werkelijke cijfers.
Fiscale en sociale kalender voor de horeca
Alle deadlines van een restaurant, café of hotel op één pagina: btw-aangiftes, sociale bijdragen, bedrijfsvoorheffing, jaarrekening. In één klik toe te voegen aan uw agenda.
De gids ontvangenWanneer is het kassasysteem verplicht in de horeca?
Zodra uw jaaromzet uit maaltijden ter plaatse meer dan 25.000 € exclusief btw bedraagt. Dranken en afhaalmaaltijden tellen niet mee voor die drempel. Daaronder moet de klant een nota of ontvangstbewijs krijgen. Sinds 1 juli 2026 is het nieuwe kassasysteem "GKS 2.0" verplicht voor nieuwe activiteiten. Uw boekhouder controleert uw exacte situatie.
Welk btw-tarief geldt voor een maaltijd en voor een drank?
Maaltijden en dranken vallen niet onder hetzelfde tarief. In oktober 2026 is de maaltijd ter plaatse 12 % en de geserveerde drank 21 %, al dan niet alcoholisch. Een afhaalmaaltijd zonder bediening blijft in principe 6 %. Uw boekhouder controleert of uw kassa bij elk artikel het juiste tarief toepast.
Moet een klein café elektronische facturen uitreiken?
Niet voor particuliere klanten. Wel moet sinds 1 januari 2026 elke Belgische btw-plichtige onderneming gestructureerde elektronische facturen van haar leveranciers kunnen ontvangen en ze ook voor haar zakelijke klanten kunnen uitreiken.
Mag ik flexi-jobbers inzetten in mijn restaurant?
Ja, de horeca behoort tot de sectoren die van oudsher openstaan voor flexi-jobs. De werknemer moet in principe in het derde kwartaal ervoor minstens 4/5 tewerkgesteld zijn bij een of meer andere werkgevers. Sinds 1 juli 2026 is het flexi-loon in de horeca begrensd op 21,00 € per uur (22,61 € inclusief vakantiegeld), een geïndexeerd bedrag. Uw boekhouder controleert dit samen met uw sociaal secretariaat.
Restaurant als natuurlijk persoon of in een BV: wat kiezen?
Als natuurlijk persoon wordt uw winst onderworpen aan de personenbelasting en aan sociale bijdragen. In een BV betaalt de vennootschap vennootschapsbelasting en kent u uzelf een bezoldiging toe. De juiste keuze hangt af van uw winst, uw investeringen en het risico. Een BV vraagt geen minimumkapitaal, wel een financieel plan.
Hoeveel sociale bijdragen betaal ik als zelfstandige restauranthouder?
In 2026 bedragen de bijdragen 20,50 % van uw inkomsten tot 75.024,54 € en daarna 14,16 % tot 110.562,42 €. De minimale driemaandelijkse bijdrage van een zelfstandige in hoofdberoep is 890,42 €. De exacte bedragen hangen af van uw sociaal verzekeringsfonds en uw inkomsten.
Hoe volg ik de rentabiliteit van mijn restaurant op?
Drie indicatoren volstaan om te beginnen: de grondstofkost als percentage van de omzet, de personeelskost als percentage van de omzet en het gemiddelde ticket. Uw boekhouder kan ze u elke maand bezorgen.
Wat als mijn kassa en mijn boekhouding niet overeenkomen?
U moet de oorzaak van het verschil opsporen: annuleringen, aangeboden consumpties, tariefvergissingen, niet ingeboekte verkopen. Uw boekhouder stemt de kassarapporten en de aankopen op elkaar af. Hoe sneller het verschil is rechtgezet, hoe eenvoudiger het bij een controle te verantwoorden is.
Ik neem een bestaand café over. Wat moet ik controleren?
De handelshuurovereenkomst, de overname van het personeel en zijn rechten, de conformiteit van de kassa, de voorraad en de eventuele schulden van de overlater. Een boekhouder kan de laatste jaarrekeningen analyseren en u helpen de prijs te onderhandelen.
Kunt u mijn dossier midden in het jaar overnemen?
Ja. Uw nieuwe boekhouder neemt contact op met de vorige om de nodige documenten op te vragen. U bereidt de overgang best voor vóór een btw-deadline.
Laten we het over uw zaak hebben
Boek een gesprek van 20 minuten via video met een boekhouder die al restaurants, cafés of hotels begeleidt.