Boekhouder voor vzw's
Sportclubs, culturele verenigingen, sociale vzw's, huiswerkklassen, wijkcomités: uw bestuurders zijn vaak vrijwilligers, maar de boekhoudkundige verplichtingen zijn heel reëel. Een boekhouder van het Viseeon-netwerk helpt u de rekeningen bij te houden, tijdig neer te leggen en uw vzw te beveiligen.
- Eerste gesprek van 20 minuten gratis via video
Welke moeilijkheden ervaren penningmeesters van vzw's?
Vereenvoudigde of volledige boekhouding?
Het type boekhouding hangt af van de grootte van de vzw: personeel, ontvangsten en vermogen. Een groeiende vzw kan overschakelen op dubbele boekhouding zonder dat de raad van bestuur het merkt.
Neerleggingen en formaliteiten die u niet mag vergeten
Jaarrekening neerleggen, begroting goedkeuren op de algemene vergadering, register van de uiteindelijke begunstigden bijhouden, wijzigingen van bestuurders publiceren: een vergetelheid brengt de vzw en soms haar bestuurders in gevaar.
Activiteiten die op handel lijken
Cafetaria, evenementen, verkoop, betalende lessen, zaalverhuur: een vzw kan economische activiteiten uitoefenen, maar die kunnen gevolgen hebben voor btw en belasting. Breng ze in kaart voordat een controle dat doet.
Subsidies die u moet verantwoorden
Overheden, federaties, stichtingen: elke subsidie heeft haar voorwaarden en haar financieel verslag. Een boekhouding die projecten niet apart opvolgt, maakt de verantwoording lastig en kwetsbaar.
Wat doet uw boekhouder voor uw vzw?
Rekeningen aangepast aan uw grootte
Controle van uw groottecriteria, vereenvoudigde of dubbele boekhouding, opmaak van de jaarrekening en van de begroting die aan de algemene vergadering wordt voorgelegd.
Neerlegging en naleving
Neerlegging van de rekeningen op de juiste plaats en binnen de termijnen, bijwerking van het UBO-register, opvolging van de publicaties in het Belgisch Staatsblad, aangifte in de rechtspersonenbelasting of de vennootschapsbelasting.
Btw, vrijwilligers en subsidies
Btw-analyse van uw activiteiten, regels voor de vergoeding van vrijwilligers, analytische boekhouding per project om elke subsidie te verantwoorden.
Welke boekhouding past bij uw vzw?
Volgens de Nationale Bank van België mag een kleine vzw een vereenvoudigde boekhouding voeren en haar rekeningen neerleggen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank, als ze gedurende twee opeenvolgende boekjaren niet meer dan één van de volgende criteria overschrijdt:
| Criterium | Drempel (boekjaren die beginnen vanaf 1 januari 2024) |
|---|---|
| Gemiddeld aantal werknemers | 5 |
| Ontvangsten, exclusief uitzonderlijke ontvangsten | 391 000 € |
| Totaal van de bezittingen | 1 562 000 € |
| Totaal van de schulden | 1 562 000 € |
Daarboven voert de vzw een dubbele boekhouding. Ze gebruikt dan het micro-, verkort of volledig schema, naargelang haar grootte. Ze is groot als ze meer dan één van deze drempels overschrijdt: 50 werknemers in voltijds equivalenten, 11 250 000 € omzet exclusief btw, 6 000 000 € balanstotaal. De vzw met dubbele boekhouding legt haar jaarrekening neer bij de Balanscentrale van de Nationale Bank, binnen de wettelijke termijnen na goedkeuring door de algemene vergadering.
Btw. Een vzw kan voor bepaalde activiteiten btw-plichtig zijn. Veel sportieve, culturele of sociale activiteiten zijn vrijgesteld (artikel 44 van het btw-wetboek). Die vrijgestelde handelingen vallen niet onder de verplichting tot gestructureerde elektronische facturatie.
Belasting. Een vzw valt in principe onder de rechtspersonenbelasting. Als ze hoofdzakelijk winstgevende handelingen verricht, kan ze onderworpen worden aan de vennootschapsbelasting. [A_VERIFIER: criteria 2026 voor de onderwerping van vzw's aan de vennootschapsbelasting en jaarlijkse taks op het vermogen van vzw's (vrijstellingsdrempel)]
Checklist van de jaarlijkse verplichtingen van een vzw
Rekeningen en begroting, algemene vergadering, neerlegging, UBO-register, publicaties in het Staatsblad, belastingaangifte, taks op het vermogen: de lijst van wat uw raad van bestuur elk jaar moet doen.
De gids ontvangenMag mijn vzw een vereenvoudigde boekhouding voeren?
Ja, als ze gedurende twee opeenvolgende boekjaren niet meer dan één van deze criteria overschrijdt: gemiddeld 5 werknemers, 391 000 € ontvangsten exclusief uitzonderlijke ontvangsten, 1 562 000 € bezittingen, 1 562 000 € schulden. Die drempels gelden voor boekjaren die beginnen vanaf 1 januari 2024.
Waar legt u de rekeningen van uw vzw neer?
Kleine vzw's met vereenvoudigde boekhouding leggen hun rekeningen neer bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. De andere leggen hun rekeningen neer bij de Balanscentrale van de Nationale Bank, volgens haar schema's, na goedkeuring door de algemene vergadering.
Wanneer wordt een vzw als groot beschouwd?
Wanneer ze meer dan één van deze drempels overschrijdt: 50 werknemers in voltijds equivalenten, 11 250 000 € omzet exclusief btw, 6 000 000 € balanstotaal. Ze moet dan het volledig schema van de jaarrekening gebruiken.
Mag een vzw een cafetaria hebben of producten verkopen?
Ja, een vzw mag economische activiteiten uitoefenen, op voorwaarde dat ze geen winst uitkeert aan haar leden of bestuurders. Die activiteiten kunnen wel leiden tot btw-plicht, of zelfs tot vennootschapsbelasting.
Moet mijn vzw elektronische facturen versturen?
Als ze btw-plichtig is en factureert aan andere Belgische btw-plichtige bedrijven, ja, sinds 1 januari 2026. Handelingen die krachtens artikel 44 van het btw-wetboek zijn vrijgesteld, vallen er niet onder.
Wat is het UBO-register voor een vzw?
Het is het register van de uiteindelijke begunstigden. Voor een vzw gaat het onder meer om de bestuurders en de personen die haar vertegenwoordigen. De gegevens moeten worden ingevoerd, na elke wijziging worden bijgewerkt en elk jaar worden bevestigd. Een tekortkoming kan een administratieve boete opleveren.
Hoe vergoedt u vrijwilligers zonder risico?
Via een terugbetaling van de werkelijke, verantwoorde kosten of via een forfaitaire onkostenvergoeding binnen de wettelijke grenzen. Die dag- en jaarplafonds worden elk jaar geïndexeerd. Wie die grenzen overschrijdt, riskeert dat de vergoeding als loon wordt herkwalificeerd.
Kunnen bestuurders van een vzw aansprakelijk worden gesteld?
In principe staat de vzw in voor haar schulden. Maar een zware beheersfout, zoals het ontbreken van rekeningen of het niet betalen van fiscale en sociale schulden, kan de aansprakelijkheid van de bestuurders meebrengen. Een boekhouding die up-to-date is, is uw beste bescherming.
Hoe verantwoordt u een subsidie?
Door de uitgaven en ontvangsten van het gesubsidieerde project in de boekhouding af te zonderen, met bewijsstukken. Uw boekhouder zet een analytische opvolging per project op om het gevraagde financieel verslag op te maken.
Laten we het over uw vzw hebben
Boek een gesprek van 20 minuten via video met een boekhouder die al vzw's begeleidt.